Jumat, 22 Mei 2015 - 20:31:30 WIB
Mencermati PROSES KOMUNIKASI Dalam ORGANISASI
Diposting oleh : Administrator
Kategori: Artikel Kepegawaian - Dibaca: 4395 kali

Dalam kehidupan sehari-hari kita menerima banyak pesan/informasi dari berbagai sumber : dari teman, orang tua, rekan kerja, iklan dan berita di media massa dan sebagainya baik disadari maupun tidak. Dari sekian banyak pesan-pesan tersebut, hanya sebagian kecil saja yang menarik perhatian kita dan kita perbincangkan. Beberapa pesan bahkan memberikan efek atau dampak baik positif maupun negatif pada kita.

Ternyata, dalam organisasi, semua kegiatan organisasi diawali dengan lalu lintas komunikasi. Proses penetapan tujuan, pemberian tugas sampai pelaporan dilakukan melalui komunikasi. Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan maupun pendapat dari setiap anggota organisasi guna mencapai kesamaan makna.

Komunikasi bertindak dan berfungsi mengendalikan perilaku anggota organisasi dalam berbagai cara. Dalam hal ini, komunikasi melaksanakan empat fungsi utama dalam organisasi, yaitu fungsi informasi, fungsi kendali, fungsi motivasi dan fungsi penyampaian perasaan emosional. Fungsi internal komunikasi ini akan berunjung pada diri anggota organisasi itu sendiri berupa munculnya kesadaran diri yang tinggi terhadap organisasi, pemahaman terhadap kinerja organisasi, struktur organisasi dan reputasi organisasi.

Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks, salah satunya dalam lingkup organisasi. Organisasi memiliki suatu jenjang jabatan dan kedudukan yang memungkinkan semua anggota organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi dan tanggung jawab pada bidang pekerjaan masing-masing. Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya seperti : apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh bawahan? atau bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan? Hal-hal seperti ini memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Sayangnya, sering kali ditemukan banyak masalah dalam proses komunikasi dalam organisasi. Persoalan pokok sebenarnya terletak pada “perbedaan tentang pesan” yang diterima. Pesan yang dimaksudkan oleh pengirim sering kali salah dipahami atau bukan seperti yang diinginkan oleh penerima. Penerima pesan tidak membalas makna pesan sebagaimana yang diinginkan oleh pengirim pesan. Pesan itu sendiri juga bisa menjadi masalah manakala simbol-simbol yang dipilih oleh pengirim pesan tidak tepat dan waktu pengiriman pesan yang salah. Ditambah lagi, adanya perbedaan latar belakang para pelaku komunikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan dalam mempersepsi pesan yang diterima karena adanya kepentingan. Adanya konflik antar pribadi/kelompok juga turut mempengaruhi kinerja organisasi.

Disisi lain, masih banyak yang beranggapan bahwa komunikasi itu mudah karena setiap saat kita melakukannya. Bahkan dalam organisasi pun, komunikasi sering dianggap tidak penting. Keadaan menjadi berubah ketika kemudian munculnya konflik dalam proses kerja, terjadi hambatan, penyimpangan, kegagalan, ketegangan, perbedaan pendapat dan sebagainya. Barulah komunikasi dipandang sebagai hal penting, hal yang pelik, perlu cara-cara atau teknik yang pas dalam menjembatani perbedaan-perbedaan yang ada guna mendatangkan keberhasilan dalam organisasi.

Banyak hambatan. Padahal, komunikasi itu sendiri mencakup pentransferan dan pemahaman makna ( Robbins,1996:5). Suatu gagasan yang dimiliki seseorang, sebagus apa pun itu, tidak ada gunanya jika tidak disampaikan kepada orang lain dan dipahami. Proses penyampaian informasi dalam kegiatan penyelesaian tugas dalam diskusi dan rapat-rapat tentang perubahan yang akan dilakukan di dalam organisasi, merupakan kebijakan interaksi terbuka yang akan membangun hubungan sangat positif guna kelangsungan pengembangan organisasi ke depan.

 

 

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan (profit) maupun nirbala (non profit) memiliki empat fungsi (Sendjaja,2002:4,8), yaitu :

1.     Fungsi Informasi

Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam organisasi. Mereka yang berada pada level manajemen membutuhkan informai untuk membuat kebijakan organisasi atau mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi. Sedangkan para karyawan membutuhkan organisasi untuk melaksanakan pekerjaan, mendapat jaminan sosial, jaminan kesehatan, ijin cuti dan sebagainya.

Pemimpin pada level manapun, harus memiliki kemampuan dan ketrampilan memberikan informasi yang jujur, terbuka apa adanya sesuai fakta dan yang mampu menjaring umpan balik. Hal ini sangat berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan mendengarkan, terutama mendengarkan saran, keluhan dan kritik dari bawah dan pihak lain. Umpan balik merupakan salah satu tolak ukur untuk melihat apakah proses komunikasi dalam organisasi sudah berjalan efektif atau tidak (Gibbson & Hodgetts,1991:9).

Disisi lain, mendengarkan, memperhatikan dan menyimak informasi dari bawah akan mendatangkan rasa nyaman bagi bawahan secara emosional. Mereka merasa dihargai dan diperhatikan oleh atasannya. Penghargaan tersebut merupakan faktor penting untuk membangun dan meningkatkan motivasi bawahan dalam bekerja dan menjadi modal penting dalam mencapai kesuksesan sebagai seorang pimpinan.

2.     Fungsi Persuasi

Perkembangan zaman menunjukan, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai yang diharapkan. Mempersuasi orang lain lebih membuka peluang besar untuk bekerja sama mencapai hasil karena menghasilkan tingkat partisipasi dan kepedulian yang tinggi dibandingkan dengan pemberian tugas dengan perintah yang memperlihatkan kekuasaan dan kewenangan.

Efek positif persuasi adalah adanya kesadaran dan kerelaan penerima pesan untuk mengikuti dan melakukan dengan penuh tanggung jawan pesan yang diterimanya tanpa merasa dipaksakan. Kemampuan persuasi adalah kemampuan untuk mempengaruhi yang menjadi inti kepemimpinan. Proses komunikasi persuasi dalam organisasi diperlukan dalam rangka menjadikan jajaran dan publik sadar dan mau memberikan perhatian, persetujuan dan dukungannya kepada organisasi.

3.     Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam organisasi. Fungsi ini dipengaruhi oleh dua hal, yaitu Pertama, mereka yang berada pada level manajemen memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang didapat dan disampaikan dan juga kewenangan untuk memberi instruksi. Sehingga dalam struktur organisasi, mereka ditempatkan pada lapis atas supaya perintah-perintahnya dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Namun demikian, sikap bawahan dalam menjalankan perintah banyak bergantung pada : kekuatan pimpinan dalam memberikan sanksi ketika terjadi pelanggaran, keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah, kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin dan sebagai pribadi, serta tingkat kredibilitas pesan yang diterima oleh bawahan. Kedua, berkaitan dengan pesan itu sendiri. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan selalu membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

4.     Fungsi Integratif

Setiap organisasi selalu berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Dalam hal ini terdapat dua saluran komunikasi dalam organisasi. Pertama, saluran komunikasi formal, seperti laporan-laporan kemajuan organisasi dan penerbitan khusus dalam organisasi (buletien, newsletter, website, dll). Kedua, saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi/kelompok, pertandingan olahraga, darma wisata dan sebaginya. Hal-hal seperti ini akan membangkitkan keinginan yang kuat untuk berpatisipasi yang tinggi dalam diri bawahan terhadap organisasi.

 

Pendekatan Hubungan Manusiawi

Secara umum, pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi, dalam beberapa hal hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas-tugas pekerjaan saja, sedangkan faktor manusia hanya dipandang sebagai suatu bagian dalam pengertian yang luas. Praktik organisasi seperti ini, menurut Christ Agrys, dinilai tidak manusiawi karena menyebabkan kompetensi teknis menjadi semakin tinggi dan kompetensi antar pribadi dikurangi mengalahkan perkembangan individu.

Untuk mengimbangi hal tersebut, Agrys menawarkan pendekatan manusiawi dalam praktik komunikasi organisasi. Pertama, produktivitas ditentukan oleh norma sosial dan bukan oleh faktor psikologis. Kedua, seluruh imbalan yang bersifat non ekonomis sangat penting dalam memotivasi karyawan, seperti penghargaan terhadap prestasi kerja. Ketiga, karyawan biasanya memberikan reaksi terhadap suatu persoalan lebih sebagai anggota kelompok daripada sebagai individu, sekalipun itu protes pribadi. Keempat, kepemimpinan memegang peranan sangat penting mencakup aspek formal dan informal. Kelima, komunikasi harus dipandang sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan dalam organisasi.

Dialog adalah interaksi dalam berkomunikasi secara mendalam dan penuh kesadaran antara para pelaku komunikasi (Smith,2002:116). Dialog merupakan usaha untuk mencapai pemahaman bersama diantara mereka yang berinteraksi, karena membangkitkan kepercayaan, saling menghormati, kejelasan informasi, kepedulian, berbagi pengalaman dan saling menjajaki kepentingan masing-masing.

 

Dialog dapat merendam dan menyelesaikan konflik dalam proses kerja organisasi. Konflik yang timbul dalam organisasi dapat bermanfaat dalam memecahkan persoalan yang ada, menimbulkan perubahan ke arah yang lebih baik, membantu memperbaiki efektivitas organisasi serta mampu menciptakan kekompakan kelompok. Tapi konflik juga dapat menghancurkan organisasi, mengganggu proses kerja dan menghambat tercapainya tujuan organisasi. Semua ini tergantung pada bagaimana cara kita memandang sebuah konflik dan menyelesaikannya?

 

Secara lebih terperinci, Rensis Linkert menjelaskan teori human relations ini dalam Empat Sistem Linkert (Sendjaja,2002:4,30). Pertama, sistem exploitative authoritative : pimpinan mengunakan kekuasaan dengan tangan besi, semua keputusan tidak dimanfaatkan atau tidak memperhatikan umpan balik dari bawahan. Kedua, sistem benevolent authoritative : pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para bawahan. Ketiga, sistem consultative : pimpinan masih memegang kendalai, namun mereka juga mencari masukan dari bawahan. Keempat, sistem partisipative management : pimpinan memberi kesempatan kepada bawahan untuk ikut berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini mengarahkan para bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab dan motivasi diri yang lebih baik.

 

Sistem manakah yang terbaik untuk diterapkan dalam proses komunikasi organisasi? Apapun jawabannya, pada akhirnya, komunikasi organisasi adalah komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi dimana terjadi jaringan-jaringan pesan antara satu sama lainnya yang saling bergantungan dalam organisasi untuk mencapai tujuan dan keberhasilan bersama. (Heny)

..................................................................................................................................................................

Referensi

1.     Dr.Farid Hamid,M.Si & Heri Budianto,S.Sos,M.Si, Ilmu Komunikasi : Sekarang dan Tantangan Masa Depan, Penerbit Kencana Prenada Grup, Edisi Pertama, Cetakan ke 1, Jakarta, 2011.

2.     Morissan,M.A, Manajemen PR : Strategi menjadi Humas Profesional, Penerbit Kencana Prenada Grup, Edisi Pertama, Cetakan ke 1, Jakarta, 2008.

3.     Prof.Dr.H.M.Burhan Bungin,S.Sos,M.Si, Sosiologi Komunikasi : Teori, Paradigma dan Diskursus Teknologi Komunikasi di Masyarakat, Penerbit Kencana Prenada Grup, Edisi Pertama, Cetakan ke 4, Jakarta, 2006.



Copyright © 2015 by Kanreg IX BKN Jayapura All rights reserved.